Planeación para la digitalización de documentos

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Gerentes, coordinadores y personal de unidades y servicios de información. Profesionales y técnicos encargados o que laboran en unidades de informática en empresas públicas y privadas. Profesionales y técnicos responsables o interesados en la gestión de documentos en las organizaciones. Estudiantes de las carreras de información y documentación, bibliotecología, archivología y computación

 

Objetivos

 Proveer al participante de los conocimientos y técnicas necesarias para establecer directrices para el diseño y establecimiento de proyectos de digitalización de documentos a partir del estudio de  la norma UNE-ISO/TR 13028:2011 IN.

Autoevaluación

 Exposición del Facilitador, apoyado con material audiovisual y la participación activa de los asistentes, análisis de casos individuales, ejercicios y vivencias

Contenido

1.- NORMALIZACIÓN

1.1.- Definiciones: normalización y norma

1.2.- Qué se normaliza

1.3.- Tipo de normas

1.4.- Organismos normalizadores

1.5.- Certificación-Proceso de certificación

1.6.- Sistemas de Gestión

2.- NORMALIZACIÓN DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS

2.1.- Gestión de documentos. Definiciones, beneficios, objetivos, fin e importancia

2.2.- Normas ISO en materia de Gestión de Documentos

3.- NORMA UNE-ISO/TR 13028:2011 IN: DIRECTRICES PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE LA DIGITALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

3.1.- Aspectos introductorios:

3.1.1.- Definición de digitalización e importancia

3.1.2.- Razones para emprender proyectos de digitalización

3.1.3.- Campo de aplicación de la norma UNE-ISO/TR 13028:2011 IN

3.1.4.- Otras normas relacionadas

3.1.5.-  Estructura de la norma

3.2.- Terminología y definiciones

3.2.1.- Documentos creados en formato digital

3.2.2.- Aplicaciones de gestión

3.2.3.- Digitalización durante el proceso de trabajo

3.2.4.- Destrucción

3.2.5.- Digitalización

3.2.6.- Proyecto de digitalización

3.2.7.- Disposición

3.2.8.- Documento general no digital

 3.3.- Beneficios y riesgos de la digitalización

3.3.1.- Beneficios de la digitalización

3.3.2.- Riesgos de la digitalización

3.4.- Consideraciones preliminares a la hora de emprender un proyecto de digitalización de documentos

3.4.1.- Validación de un proyecto de digitalización

3.4.2.- Copias maestras y derivadas

3.5.- Directrices sobre buenas prácticas

3.5.1.- Procesos relacionados con la planificación de un proyecto de digitalización

3.5.1.1.- Documentación del proyecto

3.5.1.2.- Selección del enfoque de digitalización

3.5.1.2.1.- Aspectos previos a tomar en cuenta al seleccionar el enfoque de la digitalización

3.5.1.2.2.- Digitalización en la propia organización o subcontratada

3.5.1.2.3.- Digitalización por lotes o digitalización bajo demanda (digitalización masiva)

3.5.1.2.4.- Digitalización centralizada o descentralizada

3.5.1.3.- Selección de las especificaciones técnicas 

3.5.1.4.- Equipamiento de software

3.5.1.5.- Presupuesto (*)

3.5.1.6.- Recursos humanos (*)

3.5.1.5.- Técnicas de mejora de la imagen y almacenamiento

3.5.1.5.1.- Mejora de la imagen

3.5.1.5.2.- Anotaciones

3.5.1.5.3.- Calidad de la imagen

3.5.1.5.4.-Soportes de almacenamiento

3.5.2.- Gestión de los procesos de digitalización

3.5.2.1.- Generalidades

3.5.2.2.- Gestión de los documentos digitalizados

3.5.2.3.- Preparación de documentos originales no digitales

3.5.2.4.- Metadatos

3.5.2.4.1.- Generalidades

3.5.2.4.2.- Metadatos a nivel de imagen

3.5.2.4.3.- Consideraciones sobre metadatos durante el proceso  de digitalización

3.5.2.4.4.- Consideraciones sobre metadatos de los proyectos de digitalización

3.5.2.4.5.- Aplicación de las normas ISO 23081 (1)-2006 e ISO 23081 (2)-2008 de Metadatos para la Gestión de Documentos

3.5.2.5.- Control de calidad

3.5.2.5.1.- Generalidades

3.5.2.5.2.- Revisión de la planificación de los controles de calidad

3.5.3.- Aplicaciones de gestión

3.5.3.1.- Estrategias

3.5.3.1.1.- Generalidades

3.5.3.1.2.- Aplicaciones de gestión a largo plazo

3.5.3.1.3.- Estrategias de almacenamiento a corto plazo

3.5.3.2.- Procedimiento de copia de seguridad

3.5.4.- Disposición de documentos

3.5.4.1.- Generalidades

3.5.4.2.- Disposición de documentos originales no digitales

3.5.4.3.- Eliminación de documentos integrados en aplicaciones de gestión

3.5.4.4.- Gestión de documentos originales no digitales

3.5.4.4.1.- Generalidades

3.5.4.4.2.- Almacenamiento por días 3.5.4.4.3.- Obsolescencia de documentos digitalizados

3.5.4.5.- Preservación de documentos digitales (*)

 

Duración

16 horas, 2 dias.

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